Estamos falando de uma Secretária Executiva de nível estratégico, com atuação direta no CEO Office, exercendo um papel que vai muito além do suporte administrativo tradicional.

Essa posição equivale a uma Executive Assistant de alta performance, com responsabilidade sobre organização executiva, estruturação de informação estratégica, documentação de decisões, consolidação de diretrizes e apoio direto na comunicação da liderança com toda a empresa.

Não se trata de uma função operacional básica.
Trata-se de um papel de organização estratégica da liderança.

Buscamos um perfil capaz de acompanhar o raciocínio do CEO em tempo real, organizar pensamentos complexos, estruturar decisões e transformar discussões estratégicas em documentos claros, direcionamentos objetivos e materiais executivos de alto nível.

Essa posição será responsável por garantir que:

• As prioridades do CEO estejam organizadas, estruturadas e executáveis

• As decisões estratégicas sejam registradas com precisão

• As reuniões tenham pauta clara, registro estruturado e encaminhamentos definidos

• As definições estratégicas sejam consolidadas e formalizadas

• O time receba orientações organizadas e bem apresentadas

• A visão do CEO seja traduzida em planos, apresentações e documentos estratégicos.

A atuação será como guardião da organização executiva, garantindo que ideias não se percam, decisões não fiquem dispersas e direcionamentos sejam transmitidos com clareza e precisão.

Busca-se alguém com capacidade de:

• Estruturar pensamentos complexos em modelos organizados

• Criar documentos estratégicos a partir de reuniões e discussões

• Organizar informações dispersas em frameworks claros

• Transformar conversas em planos de ação estruturados

• Produzir apresentações executivas de alto padrão

• Criar documentação formal de processos, diretrizes e estrutura organizacional

• Consolidar estratégias discutidas informalmente em materiais oficiais

Esse papel exige maturidade, postura profissional elevada, discrição absoluta e compreensão profunda de negócio.

É indispensável:

• Capacidade de escuta ativa e interpretação estratégica

• Capacidade de síntese e organização lógica

• Agilidade mental para acompanhar discussões de alto nível

• Segurança para contribuir com opinião quando pertinente

• Disciplina rigorosa na documentação

• Forte senso de prioridade

• Perfeccionismo na organização e clareza da informação

Busca-se um perfil com entendimento sólido de gestão, estrutura organizacional, processos, documentação formal e comunicação executiva.

Essa posição será um ponto central de organização da liderança e terá impacto direto na clareza, velocidade e qualidade das decisões da empresa.

Trata-se de um cargo de alta confiança, alta responsabilidade e elevada exigência intelectual.

Extensão Executiva do CEO

• Atuar diariamente ao lado do CEO como braço organizacional e estratégico.

• Acompanhar discussões de alto nível com visão crítica e estruturada.

• Antecipar demandas antes que se tornem urgências.

• Proteger o foco estratégico do CEO, filtrando distrações.

• Garantir que decisões não fiquem soltas ou informais.

• Transformar pensamentos estratégicos em direcionamentos executáveis.

• Ajudar a organizar prioridades de curto, médio e longo prazo.

A rotina é integralmente conectada à liderança, com participação ativa em decisões estratégicas.

Organização Estratégica da Agenda e Prioridades

• Estruturar agenda executiva com base em impacto estratégico.

• Garantir preparação adequada para reuniões críticas.

• Organizar prioridades semanais e mensais.

• Monitorar compromissos estratégicos.

• Criar estrutura de acompanhamento de metas e decisões.

• Garantir que temas relevantes avancem e não se percam.

Estruturação e Documentação de Decisões

• Registrar decisões estratégicas com clareza e objetividade.

• Consolidar definições em documentos formais.

• Criar atas executivas estruturadas.

• Formalizar direcionamentos organizacionais.

• Documentar histórico estratégico da empresa.

• Criar base estruturada de conhecimento no Notion.

Tradução de Estratégia em Comunicação

• Traduzir raciocínio estratégico do CEO em apresentações executivas.

• Estruturar materiais visuais de alta qualidade.

• Criar documentos de alinhamento organizacional.

• Transformar discussões complexas em frameworks claros.

• Desenvolver planos organizados a partir de conversas informais.

• Garantir que o time compreenda o direcionamento com precisão.

Organização da Governança da Informação

• Estruturar arquitetura avançada no Notion.

• Criar padrões de documentação organizacional.

• Organizar processos, diretrizes e políticas internas.

• Consolidar organograma e responsabilidades.

• Garantir centralização estratégica da informação.

• Evitar perda de histórico decisório.

Estruturação de Processos e Diretrizes

• Documentar processos operacionais e estratégicos.

• Criar manuais internos estruturados.

• Formalizar diretrizes da liderança.

• Organizar planos estratégicos de áreas.

• Apoiar na construção de estrutura organizacional.

• Consolidar responsabilidades e fluxos de decisão.

Interface Estratégica com Lideranças

• Apoiar CEO em reuniões com lideranças internas.

• Garantir registro claro de decisões e responsabilidades.

• Formalizar alinhamentos estratégicos.

• Acompanhar execução de direcionamentos críticos.

• Garantir que decisões avancem para ação prática.

Apoio em Planejamento Estratégico

• Organizar planejamento anual e trimestral.

• Estruturar metas e direcionamentos definidos pelo CEO.

• Consolidar estratégias discutidas em reuniões.

• Apoiar organização de OKRs ou metas estratégicas.

• Criar visão estruturada das prioridades organizacionais.

Produção Executiva de Alto Nível

• Criar apresentações para reuniões internas e externas.

• Estruturar relatórios executivos.

• Organizar análises estratégicas.

• Produzir documentos institucionais.

• Criar materiais de apoio para comunicação estratégica.

Guardião de Clareza e Foco

• Garantir clareza organizacional.

• Reduzir ruído interno.

• Estruturar comunicação executiva.

• Assegurar que decisões sejam compreendidas corretamente.

• Manter disciplina estratégica na liderança.

REQUISITOS INDISPENSÁVEIS

• Formação superior em Administração, Gestão de Negócios, Engenharia de Produção ou áreas correlatas

• Pós-graduação ou especialização em Gestão, Estratégia ou Negócios

• Experiência comprovada atuando diretamente com CEO, diretor ou C-Level

• Vivência em ambiente estratégico de tomada de decisão

• Capacidade comprovada de estruturar e documentar decisões executivas

• Experiência criando documentos estratégicos e apresentações executivas

• Domínio avançado de Notion (organização, bases estruturadas, arquitetura de informação)

• Capacidade de organizar e estruturar informações complexas

• Excelente capacidade de síntese e organização lógica

• Experiência documentando processos, diretrizes e estrutura organizacional

• Capacidade de transformar reuniões em planos estruturados

• Alto nível de organização e disciplina

• Agilidade mental para acompanhar discussões estratégicas

• Capacidade de priorização baseada em impacto

• Comunicação escrita impecável

• Maturidade para lidar com informações confidenciais

• Postura executiva e discrição absoluta

• Capacidade de trabalhar sob pressão

• Visão sistêmica de negócio

• Entendimento de estrutura organizacional e governança

• Experiência consolidando documentos estratégicos formais

• Capacidade de acompanhar múltiplas frentes simultaneamente

• Alta responsabilidade e comprometimento

Critérios Eliminatórios

• Não ter experiência com liderança executiva

• Não dominar organização documental estruturada

• Não ter domínio de Notion

• Perfil excessivamente operacional sem visão estratégica

• Dificuldade de organização lógica e síntese

• Experiência prévia estruturando CEO Office do zero

• Vivência direta em planejamento estratégico anual

• Participação ativa em reuniões de board ou conselho

• Experiência consolidando OKRs estratégicos

• Histórico de organização de empresas em fase de crescimento acelerado

• Vivência em ambientes de alta pressão e tomada de decisão rápida

• Capacidade comprovada de estruturar planejamento trimestral

• Experiência criando manuais organizacionais e playbooks internos

• Histórico de melhoria estrutural de processos executivos